Tohle vám kolegové nikdy neodpustí: Těchto 5 věcí musíte udělat před odjezdem na dovolenou

Možná si myslíte, že když si zabalíte kufr, odpovíte na pár e-mailů a zmizíte ze svého pracoviště, máte hotovo. Jenže realita je jiná. Zatímco vy budete usrkávat koktejl na pláži, vaši kolegové se můžou potit v práci kvůli věcem, které jste jim „zapomněli“ říct. A věřte, že si to budou pamatovat ještě dlouho.

Odchod na dovolenou není jen o tom, že se odhlásíte z počítače a vypnete pracovní mobil. Aby vaše nepřítomnost nevyvolala v kanceláři hromadnou paniku (nebo minimálně několik otrávených pohledů a výčitek), měli byste předem udělat několik klíčových kroků. Ať už pracujete v open space, nebo doma na dálku, tohle je pět pravidel, která se prostě neporušují.

1. Informujte ostatní včas

Zní první pravidlo banálně? Ale kolik lidí reálně kolegům řekne s předstihem, že příští týden mizí ze scény a bude si užívat chvíle na pláži? Pokud oznámíte odjezd na dovolenou v pátek odpoledne, kolegové vás možná budou nenávidět až do další firemní porady. Dejte jim vědět alespoň týden dopředu – a ideálně napište stručný přehled úkolů, které je potřeba po dobu vaší nepřítomnosti pohlídat.

A ještě malý tip: Napište krátké oznamovací shrnutí i šéfovi nebo klientům. O tom, po jakou dobu budete pryč, kdy budete opět k zastižení, i informaci, jestli vás mohou v případě něčeho urgentního někde zastihnout. Budete působit profesionálně a předejdete nepříjemným nechápavým telefonátům během relaxu u moře.

2. Nastavte automatickou odpověď

Pokud se vám někdo pokouší dovolat, je pravděpodobné, že zkusí i napsat. A pokud z e-mailu nevyskočí žádná informace o tom, že nejste k dispozici, lidé budou zmatení a podráždění. Váš inbox se navíc do návratu promění v hotový hororový film.

Přitom je řešení úplně jednoduché. Nastavte si tzv. out of office odpověď, ve které stručně uvedete, kdy budete zpět a na koho se mohou kolegové nebo klienti mezitím obracet. Má to jednu velkou výhodu – díky automatické odpovědi se část požadavků „vyřeší za vás“. A ještě získáte bonusové body, pokud to celé napíšete mile – protože i v automatické zprávě jde být lidský.

3. Delegujte úkoly, ale s rozmyslem

Ne, kolega od vedlejšího stolu nemá telepatické schopnosti. Pokud mu nepředáte úkoly jasně a včas, je pravděpodobné, že se něco pokazí. Domluvte si s konkrétním člověkem, co a jak má za vás vyřešit – a ideálně mu vše předem ukažte. Týká se to nejen komunikace se zákazníky, ale i běžných úkolů, které tak mohou „běžet“ i bez vás.

A pozor – nikdo nemá rád pocit, že na něj někdo hodil celý batoh úkolů. I vaši kolegové jsou jen lidi a ne roboti. Poděkujte, buďte struční a připravte návod nebo kontrolní seznam. Čím víc usnadníte práci ostatním, tím klidněji si užijete svou zaslouženou dovolenou.

4. Ukliďte si po sobě (i v lednici)

Čtvrté pravidlo zní jako drobnost a pro někoho možná samozřejmost, ale realita je jiná. Zbytky oběda v krabičce, prošlý jogurt nebo banán, který se během vaší nepřítomnosti promění v „biologickou zbraň“ – to všechno vám kolegové budou připomínat ještě dlouho po návratu. A věřte, že tohle je častá realita, kterou ve firmách zažívají.

To stejné platí pro pracovní stůl, nenechávejte ho jako po výbuchu. Spolupracovníci se na něj nebudou muset celou dobu s neštěstím v očích dívat a váš návrat bude mnohem příjemnější. Přece nechcete po klidu na dovolené naskočit do šíleného kolotoče, který vás unaví hned první den.

5. Mějte plán B

I když si myslíte, že máte všechno pod kontrolou, může se stát cokoli – třeba volá důležitý klient nebo někdo potřebuje přístupové údaje k nástroji, který používáte jen vy. Mějte v záloze kontakt na sebe pro urgentní situace – a ne, opravdu nejde o to, že vás kolegové budou obtěžovat každou hloupostí. Jde o snahu minimalizovat škody a odvrátit případnou katastrofu.

Důležité samozřejmě je striktně si nastavit pravidla pro tento záchranný kontakt. Nechcete přece, aby toto telefonní číslo váš kolega rozdával nedočkavým klientům jako rohlíky v sámošce. Jasná pravidla a hranice jsou základem dobré dovolené i dobrých pracovních vztahů. Nikdo přece nechce, aby byla během letního odpočinku rozpoutána na pracovišti válka.

Tip na závěr

Myslete zkrátka na to, že váš způsob odchodu na vymodlenou dovolenou určuje, jaký bude váš návrat. Když za sebou necháte klid a systém, vrátíte se do pohody. Když necháte chaos, dožene vás to hned první den po příjezdu. Řiďte se uvedenými tipy a uvidíte, že hezké pocity z dovolené budou mít mnohem delší trvání.